Politique de confidentialité ReplyChef
Cette page explique la manière dont ReplyChef traite les données personnelles et les choix de consentement sur le site marketing.
Dernière mise à jour : juillet 2026
1. Responsable et champ d’application
NEXAVA, exploitant la marque ReplyChef, est responsable du traitement des données relatives au site, aux prospects, aux comptes, aux abonnements, à la sécurité et au support. Pour certaines données métier traitées sur instruction du restaurant, ReplyChef peut agir comme sous-traitant.
2. Données traitées
Selon l’usage du site et du produit, les données peuvent inclure :
- Identité et coordonnées : nom, e-mail, restaurant et demandes adressées à ReplyChef.
- Données de compte et d’abonnement, ainsi que données techniques nécessaires à l’authentification et à la sécurité.
- Données métier fournies par le restaurant : avis, réponses, réglages de ton, factures ou documents importés lorsqu’une fonctionnalité le prévoit.
- Données de navigation et de consentement, uniquement selon les outils et choix décrits dans la section Cookies.
3. Fonctionnalités et données métier
Guest Pulse peut traiter des avis et signaux de réputation. Profit Maestro peut traiter des données de coûts ou documents importés lorsqu’il est activé. Le Chef et L’Oracle peuvent utiliser les informations de restaurant et les résultats de ces modules pour produire des recommandations. Les fonctions « bientôt disponibles » ne sont pas présentées comme des traitements actifs.
4. Finalités et bases légales
Les traitements servent à fournir le service, gérer les comptes et abonnements, répondre aux demandes, sécuriser la plateforme, produire les fonctionnalités demandées et améliorer le service. Les bases peuvent être l’exécution du contrat, une obligation légale, l’intérêt légitime ou le consentement selon le traitement concerné.
5. Intelligence artificielle
Certaines analyses et propositions sont générées avec l’aide d’un fournisseur d’IA, notamment Anthropic côté serveur lorsque la configuration correspondante est active. Les données nécessaires sont transmises pour la fonctionnalité demandée ; ReplyChef ne publie ni ne décide seul à la place du restaurateur. Les sorties peuvent comporter des erreurs et doivent être vérifiées.
6. Google, Gmail et Smart Inbox
ReplyChef propose une fonctionnalité optionnelle, Smart Inbox, qui permet au restaurateur de connecter son propre compte Gmail afin que les factures fournisseurs et documents comptables reçus par e-mail soient identifiés puis importés dans Profit Maestro. Cette fonctionnalité est strictement facultative : sans connexion Gmail de votre part, ReplyChef n’accède à aucune donnée Gmail. Les permissions demandées sont openid, userinfo.email et https://www.googleapis.com/auth/gmail.readonly, et aucune autre.
La permission gmail.readonly est nécessaire parce qu’identifier une facture ne peut pas se faire à partir des seuls en-têtes : ReplyChef doit lire le contenu du message concerné et télécharger la pièce jointe prise en charge (PDF, JPG, PNG) pour en extraire le fournisseur, le numéro de facture, le montant et la devise. C’est la permission la plus restreinte que Google propose pour le permettre. ReplyChef n’envoie, ne modifie, ne supprime, ne déplace, n’archive et ne marque jamais d’e-mail : aucune permission d’écriture n’est demandée, et le code ne contient aucune opération d’écriture Gmail. La recherche est de plus bornée par liste blanche d’objets et d’expéditeurs : ReplyChef n’analyse pas l’intégralité de votre boîte.
Ce qui est conservé se limite à des données dérivées :
- Identifiant du message Gmail, objet, libellé de l’expéditeur et nom du fichier joint.
- Empreinte du contenu, qui évite d’importer deux fois la même facture.
- Champs extraits de la facture : fournisseur, numéro, montant total, devise et indice de confiance.
- Jetons OAuth d’accès et de rafraîchissement, chiffrés en AES-256-GCM. La clé est détenue comme variable d’environnement côté serveur et n’est jamais stockée en base : une copie de la base seule ne donne aucun jeton exploitable.
- Ne sont JAMAIS stockés : le corps des e-mails, lu uniquement pour repérer la pièce jointe puis abandonné ; les octets des pièces jointes, tenus en mémoire le temps de l’extraction puis abandonnés, sans aucune colonne binaire ni espace de stockage ; vos contacts Google, qu’aucune permission demandée ne couvre ; les messages hors du périmètre borné ; et votre mot de passe Google, que ReplyChef ne voit à aucun moment.
7. Gmail : Limited Use, déconnexion et suppression
L’utilisation par ReplyChef des informations reçues via les API Google respecte la Google API Services User Data Policy, y compris les exigences Limited Use. Les données Gmail ne servent qu’à fournir et améliorer les fonctionnalités visibles Smart Inbox et Profit Maestro ; elles ne sont pas vendues ; elles ne sont utilisées à aucune fin publicitaire ; elles ne servent pas à entraîner ou améliorer des modèles généralisés ; et elles ne sont transmises à des tiers que dans la mesure nécessaire à ces fonctionnalités, pour respecter la loi applicable, ou dans le cadre d’une fusion ou acquisition avec information préalable. Aucun accès humain aux données Gmail n’est autorisé, sauf consentement explicite de votre part, nécessité de sécurité, obligation légale, ou lorsque les données ont été agrégées et anonymisées.
Les seuls sous-traitants recevant des données dérivées de Gmail sont Vercel (hébergement de l’application et exécution serverless), Supabase (base de données, région eu-central-1, Union européenne) et Anthropic (extraction des champs de facture à partir de la pièce jointe, appelée de serveur à serveur en TLS, sans entraînement de modèle général). Tous les échanges sont chiffrés en transit par TLS.
Les jetons OAuth et les documents dérivés de Gmail ne sont conservés que tant que la connexion est active. Vous pouvez vous déconnecter à tout moment depuis le produit, et révoquer l’accès de ReplyChef depuis les paramètres de votre compte Google. La déconnexion effectue, dans cet ordre : la révocation du jeton auprès de Google ; l’effacement en base du jeton d’accès chiffré, du jeton de rafraîchissement chiffré, de la version de clé et des permissions accordées, seul un horodatage de révocation subsistant, qui atteste de la coupure sans conserver de quoi la rouvrir ; puis la suppression de toutes les lignes de documents dérivés de Gmail du restaurant, identifiants de messages, objets, expéditeurs, noms de fichiers, empreintes et champs extraits compris. Si cette suppression échoue, l’opération renvoie une erreur plutôt que d’annoncer une suppression qui n’a pas eu lieu.
Une catégorie est délibérément conservée : les pièces comptables déjà créées. Dès qu’une facture est devenue une écriture de dépense, elle est le document comptable du restaurateur, au même titre qu’une facture photographiée ou saisie à la main, et peut être soumise à des durées légales de conservation. Débrancher un canal d’import n’est pas un ordre d’effacer une comptabilité. La suppression du compte restaurant fait disparaître intégralement les documents dérivés de Gmail.
8. Prestataires et transferts
Les prestataires techniques peuvent inclure l’hébergement et la base de données Supabase, le déploiement web Vercel, le paiement Stripe, les e-mails Resend, les communications Loops, le monitoring Sentry, la mesure d’audience PostHog après consentement et le fournisseur IA lorsqu’il est utilisé. Les lieux de traitement et garanties contractuelles doivent être vérifiés dans les contrats applicables ; aucune localisation européenne globale n’est affirmée.
9. Conservation et suppression
Les données sont conservées pendant la durée nécessaire à la fourniture du service, à la gestion de la relation et au respect des obligations légales. Le dépôt ne prouve pas de délai uniforme de suppression ni de procédure publique complète de suppression de compte ; ces durées devront être arrêtées dans le registre de traitements et les procédures internes.
10. Sécurité
ReplyChef met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables et appropriées destinées à protéger les données contre l’accès, la modification, la perte ou la divulgation non autorisés. Le code masque certains secrets dans les diagnostics ; aucune certification, chiffrement spécifique ou durée de logs n’est revendiqué sans preuve.
11. Vos droits et CNIL
Vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation, l’opposition, la portabilité ou le retrait de votre consentement lorsque ces droits s’appliquent. Écrivez à bonjour@replychef.fr. Vous pouvez également saisir la CNIL. Pour une connexion Google future, la révocation devra être possible dans le produit lorsqu’elle sera implémentée et dans le compte Google.
12. Cookies et technologies similaires
Le consentement est stocké dans le cookie et le stockage local replychef_consent_v3. Par défaut, analytics, marketing et monitoring sont désactivés. PostHog et Sentry sont initialisés selon le consentement ; le site marketing ne charge pas d’analytics non essentiel avant un choix. Le choix peut être modifié ou retiré depuis le centre de préférences cookies.
13. Modification et contact
Cette politique peut être mise à jour pour refléter l’évolution du service, des prestataires ou des obligations légales. La date affichée en haut de page indique la dernière version publiée. Contact : bonjour@replychef.fr.